Langkau ke kandungan utama

Transformasi Pentadbiran Awam

Edisi Diperbaharui Pada 12.27 pagi/3 Mac 2009

Entah sudah okay atau masih belum internet di rumah. Harapnya sudah kerana aku perlu buat sedikit kerja di rumah. Kerja peribadi. Dalam pejabat, takkan aku mahu tulis panjang-panjang pula dan buat kerja peribadi melalui internet.

Hari ini ada dua mesyuarat yang berselang 20 minit. Awal pagi mesyuarat Star Rating dan pembentukkan pasukan pengurus projek yang berdasarkan kriteria di dalam Star Rating. Aku masih ingat Bos Besar minta supaya pasukan yang ditubuhkan ini mesti berdasarkan skop setiap kriteria yang tersedia. Walaupun kriteria tersebut terbahagi dalam topik-topik yang berlainan, ianya mesti ada perbezaan. Jadi kumpulan tidak wajar dibahagikan mengikut topik, seperti yang disarankan awal dulu.

Tapi itu jugalah yang dilakukan oleh pasukan perancang walaupun Bos Besar sudah ingatkan tidak lama dulu. Maka, hari ini mereka terima padah akibat 'degil'. Aku sendiri sudah ingatkan bahawa perlu dibahagikan mengikut apa yang dikatakan oleh Bos Besar. Tapi suara aku, faham-faham sajalah. Setakat pangkat aku ini, siapa yang mahu dengar?

Aku fikir lebih logik mengikut cara yang Bos Besar sarankan. Bukanlah susah seperti yang difikirkan. Ia sebenarnya lebih memudahkan kemudian nanti. Cuma, seperti biasa, kalau di pejabat sebegini, akan ada orang yang buat kerja dan betul-betul buat serta akan ada orang yang tak buat kerja dan pura-pura buat. Itu yang akan menyusahkan kemudian hari. Itu pasukan perancang tidak mahu terjadi (pasti akan terjadi).

Jadi, aku diamkan saja. Kerana aku pasti tiada guna aku bersuara kalau mereka tidak mahu dengar.

Kemudian masuk mesyuarat kedua yang cuma berselang 20 minit daripada mesyuarat pertama. Bos Besar masih menjadi pengerusi. Seperti yang aku duga, pasti dikaitkan suasana dengan mesyuarat pertama. Dia masih memperkatakannya. Itu tandanya dia tidak puas hati. Aku terangkan situasi dan dia kata,

"Dan, kalau engkau faham apa yang aku nak cakap tapi orang-orang atas engkau yang pangkat 52, 54  tu tak faham, aku tak tahu nak cakap apa dah..."

Bukan bos besar puji aku atau aku sengaja tunjuk bagus. Baca betul-betul ye. Ini bunyi orang yang kecewa atau putus asa dengan orang bawahannya hingga dia bandingkan orang yang gred bawah dengan gred atas (terlampau atas). Dia biasanya tidak akan buat perbandingan begini kerana kalau kamu kenal Bos Besar, dia seorang yang amat bangga dengan skim perjawatannya.

Begitu agaknya rasa kecewanya dia dengan mereka. Aku tidak salahkan Bos Besar. Aku faham aspirasinya. Dulu pun aku pernah benci dia, walau ketika itu aku langsung tidak pernah faham dan tidak ada usaha nak faham apa yang dia sedang lakukan.

Sekarang bila aku faham, aku sokong apa yang sedang lakukan walaupun tidak semua. Kebanyakkan bos yang ada, sama ada mereka tidak mahu menyusahkan diri sendiri atau degil. Itu saja. Tapi itu dari segi kerja.

Kalau mengikut pandangan aku, kebanyakkan daripada mereka ini adalah graduan jurusan sastera yang lebih pandai menulis dan berbicara sesuatu daripada melakukan sesuatu. Sesuatu yang statistikal, analitikal dan saintifik adalah sebenarnya perkara baru bagi mereka dan mereka perlu tahu walau hanya pada dasarnya.

Kadang-kadang kamu boleh kagum mendengar hujah-hujah mereka mengenai sesuatu perkara. Tapi setakat itu biasanya. Mereka akan amat mudah keliru apabila perkara detail mereka terima untuk mereka kaji dan membuat evaluasi.

Sudah tiba masanya pentadbiran awam (peringkat pengurusan tertinggi) dipilih di kalangan mereka yang boleh melakukan kaji selidik dan evaluasi yang jitu dan berkesan. Bukan hanya pandai bercakap retorik tetapi apabila disuruh, seribu alasan menjadi batu penghalang. Menjadi mangsa nanti, orang bawahan.

Agak pelik juga apabila di dalam mesyuarat tadi aku sedari ramai antara bos yang tidak faham apa yang dikatakan dasar jabatan. Mungkin ada antara mereka yang tidak faham dan tidak boleh membezakan dasar dengan arahan. Sebab itu walaupun aku di bahagian yang sebenarnya menyelaras dasar, tiada usaha-usaha untuk membuat penyelarasan dasar hingga suatu ketika dulu pernah ditanya oleh seorang tok guru KMK,

"Apa fungsi bahagian kamu?"
"Tak nampak" Jawab aku.
"Sudah nama bahagian kamu itu penyelarasan dasar, maka maknanya kenalah kumpul dan selaras semua dasar-dasar jabatan kamu. Itulah yang patut kamu KMKkan..."
"Oooo..."

Lepas daripada itu, baru aku faham. Kemudian bila Bos Besar perincikan apa dia dasar-dasar jabatan, lebih lagilah aku faham. Tapi aku tidak pasti sama ada bos aku dan penolongnya faham juga. Maksudnya sekarang, carta organisasi bahagian sendiri sudah tidak betul. Sepatutnya tidak ada unit kualiti atau unit parlimen. Perlu ada cuma unit penyelarasan dasar dan unit pemantauan saja kerana itulah fungsi asas bahagian. Bawah unit-unit inilah yang sub fungsi lain seperti kualiti, parlimen dan lain-lain patut ditempatkan, bukan mereka yang jadi unit utama. Sekarang kamu faham kenapa aku cakap ada sesetengah pegawai atasan yang tidak faham kerja mereka sendiri.

Tapi memang begitulah kalau tadbir urus sesuatu organisasi diberikan kepada mereka yang hanya belajar secara teori bagaimana hendak mengurus sesebuah organisasi selepas mereka disahkan di dalam jawatan. 

Betul juga apa yang bos besar pernah katakan suatu ketika dahulu. Ada sesetengah orang yang hanya sesuai untuk melakukan sesuatu perkara saja dan tidak perkara lain. Orang yang begitu analitikal dan kerjanya suka bersendirian dan menyiapkan kertas kerja amat tidak sesuai dilantik mengetuai sesuatu bahagian atau jabatan kerana orang tersebut tidak punyai skil untuk menyelesaikan masalah secara real-time. Orang begini lebih cenderung membuat penilaian analitikal dan kajian-kajian yang memerlukan masa untuk menyelesaikannya sedang masa itu adalah begitu terhad jika kamu seorang pentadbir. Begitu juga sebaliknya. Kalau seorang itu amat bijak menyelesaikan masalah secara real-time, apa jadah letak dia di bahagian atau unit yang perlu membuat kajian demi kajian hanya untuk mengeluarkan suatu keputusan. Mampos kering orang tu... Orang yang tidak sabar juga tidak sesuai kamu letak untuk lakukan kerja-kerja analitikal.

Salah satu soalan dalam penilaian Star Rating MAMPU untuk agensi barisan hadapan (yang berkaitan dengan kaunter) adalah penggunaan MBTI - Myer-Briggs Type Indicator untuk menilai seseorang individu bagi kenaikan pangkat dan job-placement. Aku kata, MAMPU ni pandai saja cakap, mereka buat ke? Atau lebih jelas, sesuai sangat ke MBTI itu digunakan untuk menentukan job-placement?

Kadang-kadang, banyak jabatan kerajaan ini hanya pandai mengeluarkan terminologi itu ini yang hebat tapi haram tidak pernah laksana atau tidak pernah faham pun. Atau juga, langsung tidak sesuai dengan keadaan dan sifat sesetengah organisasi. Contohnya, Ketua Setiausaha Negara (KSN) mengeluarkan dasar mengenai No Wrong Door (Tiada Jalan Salah.. agaknyalah). Secara umum ini bermaksud, kalau kita sebagai orang awam dan pergi kemana-mana jabatan kerajaan untuk memohon sesuatu perkhidmatan sedang perkhidmatan itu tidak disediakan oleh jabatan tersebut, jabatan tersebut masih perlu terima permohonan ini dan tidak boleh menolaknya. 

Dalam dunia indah KSN, itu boleh dilakukan. Aku fikir itu memang boleh dilakukan, secara teori. Katakanlah, kita wujudkan di setiap daerah di Malaysia sebuah bangunan persekutuan (memang ada pun) di mana dalam bangunan tersebut semua kaunter-kaunter kerajaan diletakkan dalam satu ruang yang sama. Maka No Wrong Door itu boleh berfungsi dengan baik. Kamu tidak akan ada masalah berurusan dengan jabatan kerajaan melainkan kesesakan umat manusia tahap luar biasa yang kamu perlu hadapi di situ nanti.

Dalam realiti pula, kamu lihat saja suasana kaunter dan perkhidmatan yang diberikan oleh pejabat-pejabat kerajaan. Kamu lihat bentuk kaunter dan sistem menunggu cukuplah. Kaunter di Jabatan Imigresen contohnya, tinggi dan imposing hingga kalau si kenit atau orang yang bantut terpaksa mendongak tinggi untuk berurusan (itu pun kalau petugas kaunter peduli untuk tengok kamu balik). Sedangkan kaunter di JPN adalah rendah, rata dan macam MacDonalds saja rupanya. Itu baru kaunter. Belum konsep tatacara melayan pelanggan lagi.

Kamu tahu apa masalahnya? Kerana polisi dibuat oleh mereka yang berada di atas yang sebenarnya tidak faham apa yang berlaku di bawah tetapi berkeras mengaku faham dan mengambil berat. Well, they are the educated one, don't they? Itu tiket mahal untuk menangkis serangan fakta anak-anak buah mereka. Jadi mereka akan sentiasa boleh duduk selesa di kerusi empuk mereka sambil melakar polisi demi polisi yang sebenarnya bertujuan untuk memudahkan kerja mereka sahaja.

Kamu lihat, polisi sebenarnya ada bentuk birokrasi. Ya, kenyataannya ia bertujuan untuk memudahkan proses kerja, tetapi sehingga tahap mana? Dalam apa jua keadaan, pengurusan atasan amat-amat "sukar" hendak mempercayai orang bawahan mereka yang berurusan di kaunter. Jadi akses kepada capaian rekod sentiasa dihadkan kerana ianya adalah sebagai penghalang kepada salah laku kuasa. Bila ada kesilapan, orang bawahan tetap disalahkan walaupun hakikatnya orang bawahan ini hanya mempunyai capaian yang terhad dan sering bergerak dalam lingkungan had kerjanya saja. Namun dek kerana mereka yang sering berurusan dengan orang ramai, maka salah mereka amat mudah dilihat oleh orang ramai. Jadi, tidak hairanlah orang ramai sentiasa melihat kakitangan awam ini malas, lembab dan korup. Mana tidaknya, dengan gaji yang tidak seberapa, tanggungjawab kamu amat besar tetapi akses kamu amat terhad, siapa yang tidak mahu jadi malas, lembab dan korup untuk melangkau sistem?

Aku fikir, sebenarnya sudah perlu tadbir urus operasi sesuatu jabatan dikembalikan kepada petugas jabatan sendiri. Kalau mereka itu adalah petugas imigresen, maka tinggalkan operasi jabatan kepada anggota yang bergred KP di jabatan tersebut. Gred PTD masih boleh bertugas di situ tetapi tidak lebih sebagai pentadbir dari segi human resources, kewangan dan pembangunan saja dan itupun, perlu ada pemantauan terhadap bidang kerja. Kenapa? Bukan aku meremehkan PTD tetapi kerana jawatan PTD ini sentiasa volatile. Beberapa tahun kerja, kemudian bertukar kerana naik pangkat (aku pelik kenapa PTD cepat naik pangkat). Mana ada ruang waktu mereka untuk menukar sesuatu di jabatan tersebut? Sedangkan dewan rakyat sendiri berfungsi setiap lebih kurang 5 tahun. Ada PTD yang baru setahun kerja di sesuatu jabatan sebagai pengarah contoh, sudah kena bertukar kerana naik pangkat atau atas arahan. Rugi begitu.

Baik jawatan pengarah di jabatan tersebut terutama yang melibatkan dasar dan urus niaga utama diberikan kepada anggota gred yang berkaitan dengan jabatan tersebut. Lebih stabil. Ya, aku tahu pasti ada yang mempersoalkan mengenai tahap pendidikan dan kemampuan tugasnya nanti. Kamu sendiri sudah tahu, ramai antara kakitangan awam biasa sekarang sebenarnya berpendidikan tinggi. Jadi ianya bukanlah masalah sebenarnya. Cuma tiada ruang untuk mereka memperlihatkan kemampuan mereka. Perlu diingatkan juga, walaupun PTD itu dilantik atas tahap pendidikan dan kemampuan mereka, mereka masih perlu pergi kursus itu ini dalam jangkamasa yang lama untuk kemudian keluar sebagai pentadbir yang terlatih. Aku rasa tidak ada masalah untuk kita lakukan perkara yang sama kepada anggota gred lain.

Kenapa aku cakapkan semua ini? Kerana apabila ditanya, bos sekarang ini boleh keluarkan 1001 teori dan kenyataan mengenai perkara tersebut. Tapi realitinya, adakah mereka faham? Adakah mereka mampu melakukannya bila disuruh secara terus untuk melakukannya. Aku yakin ramai antara mereka takkan mampu. Balik-balik nanti, orang bawahan mereka akan menjalankan tanggungjawab tersebut. Orang-orang yang "pakar" dalam bidang di jabatan mereka sebenarnya adalah orang bawahan. Itu realitinya. Pegawai atasan itu ramainya hanya pandai menggoreng fakta saja.

Namun, kita tidak boleh nafikan ada antara mereka yang amat mahir dalam bidang tugas mereka. Cuma, kamu perlu pergi lebih jauh untuk ketahui kenapa begitu. Aku sudah lakukannya. Aku dapati kebanyakkan pegawai yang mahir dalam bidang tugas urus niaga jabatan mereka sebenarnya sudah begitu lama bertugas di jabatan tersebut walaupun tidak di tempat yang sama. Mereka adalah real life pakar. Itu kena terima hakikatnya.

Jadi, berbaliklah kita kepada pusingan kerja yang aku sebut di atas tadi. Kalau seseorang pegawai tadi cuma ada di kerusinya untuk beberapa ketika, apa logiknya kita boleh anggap dia faham apa yang dilakukannya? Dia itu tidak lebih daripada seorang pentadbir yang bijak mengeluarkan ayat-ayat retorik. itu saja. Perencah tetap sama, cara masak saja yang berbeza.

Pengurusan tertinggi perkhidmatan awam perlu bijak menilai. Zaman ini bukan zaman budak darjah enam sekolah melayu boleh jadi pegawai daerah. Sekarang budak darjah enam sudah tidak ada yang layak jadi kerani. Orang yang berijazah dan berdiploma yang memohon kerja sebagai kerani di pejabat kerajaan. Itu realitinya. Jadi value kerani di jabatan kerajaan sebenarnya sudah tinggi. Cuma bila kita letak kerani berdiploma dan berijazah di tempatnya dan kemudian kita layan dia sebagai makhluk kelas ke tiga, maka, otak mereka akan lebih bijak untuk memanipulasi sistem yang ada. Orang lain pun akan ikut samalah.

Sebenarnya begitu panjang lagi hendak aku tulis tapi aku rasa nanti boleh jadi tesis pula. Cukuplah setakat ini dulu. Kamu pun bukan peduli sangat.

p/s : Semua ini pandangan peribadi semata-mata.

Ulasan

Catatan popular daripada blog ini

Malam Di Taman Tasik Titiwangsa

Sudah lama aku tidak membuat fotografi malam. Biasanya aku akan guna Canon EOS 400D aku kerana lebih baik kualitinya dan lebih hebat hasilnya. Memandangkan kamera tersebut sudah sedikit rosak dan juga pada malam semalam hanya kamera digital Sony CyberShot DCR-W350 saja yang berada di tangan, tiada pilihan selain cuba menggunakan kamera tersebut dan melihat hasilnya nanti.

Seperti yang dijangka, hasilnya kurang memuaskan. Begitu banyak noise yang terkandung dalam setiap gambar yang dirakam. Aku tidak menggunakan flash kerana mahu merakam suasna sebenar sekitar Taman Tasik Titiwangsa malam semalam.

Tanpa tripod, ianya lebih menyukarkan keadaan. Aku terpaksa menggunakan apa saja yang ada di sekeliling sebagai 'tripod sementara'.
 Satu perkara yang aku sedari, di sekitar Taman Tasik Titiwangsa, begitu ramai orang duduk berehat di sepanjang tasik. Cuma keadaan agak gelap kerana lampu yang ada tidak berfungsi. Suasana sedikit dicerahi dengan lampu jalan tidak jauh dari taman. Cahaya da…

Kereta Ku Lari Gagah Berani!

Aku memandu sebuah Perodua Kancil ke pejabat setiap hari bekerja. Perjalanan sejauh lebih 25km dari Bandar Sunway ke Putrajaya aku lalui seorang diri. Jadi pada fikiran aku, Kancil adalah kenderaan yang sesuai untuk jarak perjalanan dan jumlah isi pengguna di dalam kereta tersebut. Maksud aku, tidak perlu memandu sebuah MPV besar untuk ke pejabat jika setiap masa ianya hanya akan diisi dengan orang manusia.
Aku dan Zura sejak awal kenal sering berkata bahawa akan tiba masa kami memerlukan sebuah kenderaan baru. Zura mahukan sebuah MPV kerana mudah untuk membawa barang dan mungkin, membawa saudara mara ke sana sini. Praktikal dan berfikir secara logikal. Aku lebih sukakan sebuah kereta saiz sederhana kerana memikirkan 90% daripada masa penggunaan kereta itu nanti, aku atau Zura akan bersendirian memandunya.
Lagi pun, biras aku sudah membeli sebuah Proton Exora walaupun anak masih seorang. Nampak selesa dan bila balik berhari raya tempohari, Exora itu sangat membantu membawa kami ke sana …

Apple Mac - Cerita Aku 1

Aku pakai komputer jenama Apple di rumah dan di pejabat. Laptop MacBook Pro aku beli menggantikan laptop Acer Aspire (sudah dijual) dengan tujuan sebenar untuk kerja sampingan sebagai video editor dengan sebuah studio perkahwinan (DinaWedding). Aku sudah menggunakan Apple iMac di pejabat sejak penghujung 2006 lagi. Secara umumnya, banyak kerja aku melibatkan senireka grafik menyebabkan komputer Apple menjadi pilihan paling sesuai.

Aku pernah dan sering ditanya serta aku yakin di luar sana ramai juga yang ingin mengetahui kebaikan dan keburukan menggunakan komputer jenama Apple. Jadi aku fikir lebih baik aku kongsi pengalaman aku.

Komputer jenama Apple secara umumnya adalah komputer peribadi/workstation/server yang dibina dan dijual sendiri oleh syarikat Apple Inc. dan menggunakan sistem operasi (Operating System) jenama Mac OS. Suatu ketika dulu ada syarikat pengeluar komputer yang mengeluarkan komputer dengan menggunakan sistem operasi Mac OS namun begitu semenjak Steve Jobs (CEO dan p…